Muhasebe listelerinin dört farklı durumu vardır:

  1. Kontrol Ediliyor
  2. Hazırlanıyor
  3. Merkezde Kontrol Ediliyor
  4. Onaylandı

Hazırlanıyor

Yeni kayıtların toplandığı muhasebe listeleridir. Muhasebe ile ilgili işlem yapıldığında oluşan hareketler ilgili muhasebe işinin “Hazırlanıyor” durumundaki listesine kaydedilir. Örneğin; icra dairesine yapılan bir tahsilat dosyaya işlendiğinde “Tahsilat Listesi”nin “Hazırlanıyor” durumunda olan listesine eklenir. İlerletilen işte bulunan bir masraf, işin ilerlemesi ile birlikte büro ya da avans muhasebe listesinin Hazırlanıyor durumundaki listesine kaydedilir.

Kontrol Ediliyor

Büro tarafından kontrol edilen/edilecek listelerdir. Hazırlanıyor durumundaki listeler yeni kayıtların biriktiği havuzlar gibidir. İstenilen dönemlerde bu listeler kapatılarak yeni giriş engellenir ve listedeki kayıtlar kontrol edilebilir. Kontrol ediliyor durumundaki listeye yeni kayıt eklenmez. Liste sorumlu tarafından kontrol edilir. Bu süreçte hatalı ya da sorunlu kayıtlar listeden çıkarılabilir veya gerekli düzeltmeler yapılabilir. Liste hazırlanıyor durumundayken tüm müvekkiller aynı listede olabilir, ancak liste kontrol ediliyor aşamasına geçerken, tüm liste birden seçilemez. Bir müvekkil seçilerek sadece o müvekkil için olan kısım kontrol ediliyor aşamasındaki liste durumuna getirilebilir.

Merkezde/Merkezde Kontrol Ediliyor

Büro tarafından kontrol edildikten sonraki aşamadır. Bu aşamada olan listeler aynı kontrol ediliyor aşamasında olduğu gibi yeni kayıt almazlar. Mevcut kayıtlar “müvekkil” tarafından incelenir. Eğer hatalı kayıtlar ya da işlemler varsa tespit edilir ve gerekli işlemler yapılabilir.

Onaylandı

Merkez yani müvekkil tarafından da incelenen ve onaylanan listelerdir. Bu listeler üzerinde artık hiçbir işlem yapılamaz. Sadece sonradan görüntülenebilir. Tüm alış-veriş ve muhasebe işlemleri onaylanmış listelere göre yapılır. Örneğin büro tarafından yapılan masraflar onaylanmış durumdaki muhasebe listesinden takip edilerek müvekkil tarafından vekile ödenir veya avansından düşülür.